Saha Servisi (FSM)

• Sahadaki işin tamamı sistemdeİş emri, rota, ekipman ve teknisyen tek yerde.
• Doğru teknisyen, doğru işeBeceri ve uygunluk bilgisiyle atama.
• Tekrarlayan servis kendiliğindenPeriyodik servis sözleşmeleri iş emrini kendisi üretir.

Genel Bakış

SODOO Saha Servisi (FSM) paketi, saha ekiplerine sahip her ölçekteki işletme için tasarlanmış kapsamlı bir saha yönetimi çözümüdür. Klima servisi, asansör bakımı, IT altyapı desteği, temizlik & güvenlik hizmetleri, tıbbi cihaz servisi ve benzeri sektörlerdeki şirketler için iş emirlerini, teknisyen atamalarını, malzeme takibini ve faturalamanın tamamını tek bir platformda yönetmenizi sağlar.

OCA (Odoo Community Association) tarafından geliştirilen ve sürdürülen bu modül paketi, Odoo 19.0 Community Edition üzerinde çalışır. Saha operasyonlarını kâğıt tabanlı süreçlerden dijital platforma taşıyarak; iş emri kayıplarını, verimsiz rota planlamayı ve gecikmeli faturalamayı ortadan kaldırır.

Hangi Sektörlere Uygundur?

Neden FSM?

Kağıt tabanlı iş emirleri ve telefon koordinasyonuyla yönetilen saha operasyonları; kayıp iş emirleri, müşteri şikayetleri, yüksek yakıt maliyetleri ve gecikmeli faturalama gibi ciddi sorunlara yol açar. SODOO FSM bu sorunların tümünü sistematik olarak çözer.

Temel Kavramlar

İş Emri (Work Order / Field Service Order)

Saha servisinin temel birimidir. Bir müşteriye yapılacak hizmet için oluşturulan kayıttır. Her iş emri; müşteri bilgisi, hizmet lokasyonu, planlanan tarih/saat, atanan teknisyen, yapılacak işler, kullanılan malzemeler ve tamamlanma durumunu içerir.

Teknisyen (Technician / Field Worker)

Sahada görev yapan personeldir. Her teknisyenin becerileri (örn: elektrik, klima, ağ), çalışma bölgesi ve müsaitlik takvimi sisteme tanımlanır. Bu bilgiler iş emri atamalarında kullanılır.

Ekip (Team)

Birden fazla teknisyenden oluşan gruptur. Farklı hizmet türleri veya bölgeler için ayrı ekipler oluşturulabilir. Ekip bazında raporlar ve performans takibi yapılabilir.

Lokasyon (Location)

Müşterinin bulunduğu veya hizmetin verileceği adrestir. Google Maps entegrasyonu sayesinde harita üzerinde görselleştirme ve rota planlaması yapılabilir.

İş Emri Aşamaları

Gereksinimler

FSM paketini kullanmak için aşağıdaki gereksinimlerin karşılanması gerekir:

Modüller

SODOO FSM paketi, temel bir çekirdek modül ve çeşitli entegrasyon modüllerinden oluşmaktadır. İhtiyacınıza göre sadece gerekli modülleri kurabilirsiniz.

İlk Ayarlar

FSM modülünü kurduktan sonra aşağıdaki adımları takip ederek sistemi yapılandırın:

1. Modülü Kur
   SODOO'da Uygulamalar → Ara: "Field Service" → Kur adımlarını izleyin. Çekirdek modül kurulduğunda bağımlılıklar otomatik kurulur.
2. Şirket Bilgilerini Güncelle
   Ayarlar → Genel Ayarlar → Şirket bölümünden adres ve iletişim bilgilerini girin. Bu bilgiler iş emri PDF'lerinde ve müşteri bildirimlerinde kullanılır.
3. Ekip Oluştur
   Saha Servisi → Yapılandırma → Ekipler yolundan hizmet ekipleri oluşturun. Örneğin: "Klima Ekibi", "Elektrik Ekibi", "IT Destek Ekibi".
4. Teknisyenleri Tanımla
   Saha Servisi → Yapılandırma → Teknisyenler bölümünden teknisyenleri ekleyin. Her teknisyen için beceri seti ve çalışma bölgesi belirleyin.
5. Hizmet Türlerini Oluştur
   Saha Servisi → Yapılandırma → Hizmet Türleri bölümünden sunduğunuz hizmet türlerini listeleyin. Bu bilgiler iş emri oluşturmada ve raporlarda kullanılır.
6. Aşamaları Yapılandır
   Saha Servisi → Yapılandırma → Aşamalar bölümünden iş emri akışı aşamalarını özelleştirin. Şirketinizin sürecine göre özel aşamalar ekleyebilirsiniz.
7. Çalışma Saatlerini Tanımla
   Çalışanlar → Yapılandırma → Çalışma Programları bölümünden teknisyenlerin çalışma saatlerini tanımlayın. Bu bilgiler iş emri planlamada kullanılır.

İş Emirleri

İş emirleri FSM sisteminin temel birimidir. Her saha ziyareti bir iş emriyle temsil edilir. İş emirleri manuel olarak oluşturulabileceği gibi müşteri talebi, satış siparişi veya servis sözleşmesinden otomatik olarak da oluşturulabilir.

Yeni İş Emri Oluşturma

Yeni bir iş emri oluşturmak için:

1. Saha Servisi → İş Emirleri → Yeni butonuna tıklayın.
2. Müşteri alanından müşteriyi seçin. Müşteri adresi otomatik gelir. Farklı bir lokasyon için adresi değiştirin.
3. Hizmet Türü seçin (örn: "Klima Bakım", "Arıza Müdahale").
4. Planlanan Tarih/Saat belirleyin. Teknisyen takvimindeki müsaitlik kontrol edilerek çakışmalar önlenir.
5. Teknisyen atayın. Sistem beceri seti ve bölgeye göre uygun teknisyenleri önerir.
6. Açıklama alanına yapılacak işlerin detayını girin. Müşteriye özel talimatlar ve gerekli malzemeleri belirtin.

İş Emri Alanları

Sahada İş Emri Tamamlama

Teknisyen sahaya ulaştığında mobil uygulama veya tarayıcı üzerinden:

• İş emrini açar ve aşamayı "Devam Ediyor" olarak günceller
• Yapılan işleri açıklama alanına yazar
• Kullanılan malzemeleri malzeme satırlarına ekler
• Gerekirse fotoğraf ekler (galeri veya kamera)
• Çalışma saatlerini kaydeder
• Müşterinin dijital imzasını alır
• İş emrini "Tamamlandı" aşamasına geçirir

Teknisyen Yönetimi

Verimli saha operasyonlarının temeli doğru teknisyen atamasıdır. SODOO FSM, teknisyen profillerini, beceri setlerini ve müsaitlik takvimlerini merkezi olarak yönetir.

Teknisyen Profili

Her teknisyen için aşağıdaki bilgiler tanımlanır:

• Kişisel Bilgiler: Ad, telefon, e-posta, fotoğraf
• Ekip: Hangi servis ekibine ait olduğu
• Çalışma Bölgesi: Hizmet verilen coğrafi alan veya şehir
• Beceriler: Sahip olduğu teknik yetkinlikler
• Çalışma Programı: Vardiya ve çalışma saatleri
• Araç Bilgisi: Tahsis edilen araç ve araç envanteri

Beceri Seti Yönetimi

Saha Servisi → Yapılandırma → Beceriler bölümünden iş için gerekli becerileri tanımlayabilirsiniz. Örnek beceriler:

Takvim ve Müsaitlik

Teknisyen takvimi, planlanan tüm iş emirlerini görselleştirir. Yöneticiler haftalık veya günlük görünümde tüm ekibin durumunu takip edebilir. İş emri oluştururken sistem, seçilen teknisyenin o tarihte müsait olup olmadığını kontrol eder.

Rota Planlama

fieldservice_route modülü ile günlük iş emirleri, coğrafi konuma göre optimize edilmiş rotalara dönüştürülür. Bu sayede teknisyenlerin gereksiz gidip gelmesi azalır, yakıt maliyetleri düşer ve müşteri ziyaret sayısı artar.

Günlük Planlama

Dispatcherlar her sabah şu adımları izler:

1. O güne ait tüm açık iş emirlerini harita görünümünde açın
2. Teknisyen ve lokasyon bilgilerine göre iş emirlerini gruplayın
3. "Rotayı Optimize Et" butonu ile sırayı otomatik düzenleyin
4. Teknisyene uygulamadan bildirim gönderin
5. Teknisyen uygulamadan navigasyonu başlatır

Rota Görünümleri

• Harita Görünümü: İş emirleri harita üzerinde pin ile gösterilir
• Liste Görünümü: Sıralı iş emirleri ve tahmini varış saatleri
• Takvim Görünümü: Gün/hafta/ay bazında iş dağılımı
• Kanban Görünümü: Aşamaya göre sürükle-bırak yönetimi

Malzeme Yönetimi

fieldservice_stock modülü, saha operasyonlarında kullanılan malzemelerin takibini sağlar. Araç envanteri, stok transferleri ve malzeme kullanım raporları bu modül aracılığıyla yönetilir.

Araç Envanteri

Her teknisyen aracı ayrı bir stok lokasyonu olarak tanımlanır. Teknisyen araçtaki malzemeleri görebilir, kullandıklarını iş emrine ekler ve sistem stoktan düşer.

Malzeme Akışı

Stok Uyarıları

Araç envanterindeki ürün miktarı minimum seviyenin altına düştüğünde sistem otomatik olarak yeniden sipariş önerisi oluşturur. Bu sayede sahada malzeme bitmesi engellenmiş olur.

Servis Talepleri

Müşterilerden gelen servis talepleri birden fazla kanaldan alınabilir: telefon, e-posta, müşteri portalı veya web formu. Tüm talepler merkezi bir kuyrukta toplanır ve dispatcherlar tarafından iş emirlerine dönüştürülür.

Talep Kanalları

Müşteri Portalı

Müşteriler SODOO portalına giriş yaparak açık ve geçmiş servis taleplerini görebilir, yeni talep oluşturabilir ve servis durumunu anlık olarak takip edebilir.

Portal Özellikleri

• Açık iş emirlerini ve durumlarını görme
• Teknisyen atama bilgisi ve tahmini varış saati
• Geçmiş servis geçmişini ve belgelerini inceleme
• Yeni servis talebi oluşturma
• İş emri tamamlandığında PDF servis belgesi indirme
• Memnuniyet anketi doldurma

Sözleşme Yönetimi

Periyodik bakım sözleşmeleri, belirli aralıklarla tekrar eden iş emirlerinin otomatik oluşturulmasını sağlar. Bu sayede bakım planlaması sistem tarafından yönetilir ve hiçbir ziyaret atlanmaz.

Sözleşme Türleri

• Aylık Bakım: Her ay belirli bir günde iş emri oluşturur
• Üç Aylık Bakım: Çeyrek dönemlik periyodik servis
• Yıllık Bakım: Yılda bir kez kapsamlı bakım ziyareti
• Arıza Anlaşması: Belirli sayıda acil müdahale hakkı
• Karma Sözleşme: Periyodik + sınırsız acil müdahale

Satıştan İş Emrine

fieldservice_sale modülü sayesinde satış siparişlerinden doğrudan saha iş emirleri oluşturulabilir. Bu entegrasyon, satış ekibi ile saha ekibi arasındaki köprüyü otomatize eder.

Akış

Hizmet Ürünleri

Satış teklifinde hizmet ürünleri (örn: "Klima Bakımı - 1 Yıllık") satılan her ürün için otomatik olarak bir iş emri tetiklenebilir şekilde yapılandırılabilir. Ürün formunda:

• "İş Emri Oluştur" seçeneğini etkinleştirin
• Varsayılan hizmet türünü belirleyin
• Tahmini süreyi girin
• Gerekli becerileri tanımlayın

Teklif Yönetimi

Müşterilere servis öncesi veya sonrası teklif göndermek için SODOO'nun standart satış teklif sistemi kullanılır. FSM entegrasyonu ile saha bulguları teklife dönüştürülebilir.

Saha Sonrası Teklif

Teknisyen sahada keşif yaptıktan sonra:

1. İş emrinden "Teklif Oluştur" butonuna tıklar
2. Yapılması gereken işleri ve malzemeleri ekler
3. Teklif müşteriye e-posta ile gönderilir
4. Müşteri portaldan onayladığında otomatik iş emri oluşur

Servis Faturası

fieldservice_account modülü, iş emirlerini faturalama sürecine entegre eder. İş emri tamamlandığında işçilik ve malzeme bilgileri otomatik olarak faturaya aktarılır.

Fatura Oluşturma

1. İş emri "Tamamlandı" aşamasına geçirilir
2. Kullanılan malzemeler ve çalışma saatleri otomatik faturalanabilir satırlara eklenir
3. "Fatura Oluştur" butonu ile taslak fatura oluşturulur
4. Muhasebe ekibi faturayı gözden geçirir ve onaylar
5. Fatura müşteriye gönderilir

Zaman & Malzeme Faturalaması

Sabit fiyatlı sözleşmeler yerine gerçek kullanım bazlı faturalama yapıldığında, her iş emrindeki çalışma saatleri ve kullanılan malzemeler ayrı ayrı faturalanır.

Sözleşme Faturaları

Periyodik bakım sözleşmeleri için aylık, üç aylık veya yıllık bazda otomatik faturalama yapılabilir. Fatura oluşturma zamanlaması sözleşme koşullarına göre ayarlanır.

Tamir Emirleri

fieldservice_repair modülü, FSM iş emirlerini Odoo'nun tamir modülüyle entegre eder. Sahada teşhis edilen arızalar için tamir emri açılabilir, yedek parça talep edilebilir ve onarım süreci takip edilebilir.

Tamir Süreci

Parça Takibi

Tamir emirlerinde kullanılan yedek parçalar stoktan düşülür ve müşteri faturasına eklenir. Seri numarası veya lot numarasıyla izlenen parçalar için tam izlenebilirlik sağlanır.

Planlı Bakım

Önleyici bakım stratejisi ile ekipmanların ömrü uzatılır, beklenmedik arızalar önlenir. SODOO FSM, periyodik bakım programlarını otomatik olarak yönetir.

Bakım Takvimi Oluşturma

• Müşteri ve ekipman bilgisini girin
• Bakım sıklığını belirleyin (haftalık, aylık, üç aylık...)
• Sorumlu teknisyen veya ekibi atayın
• Yapılacak işler listesini tanımlayın (kontrol listesi)
• Sistem belirtilen tarihlerde otomatik iş emri oluşturur

KPI Dashboard

Yöneticiler için kapsamlı bir performans panosu, saha operasyonlarının anlık durumunu ve tarihsel performansını gösterir.

Temel KPI Göstergeleri

Teknisyen Performansı

Bireysel teknisyen raporları, yöneticilerin ekip performansını değerlendirmesine ve eğitim ihtiyaçlarını belirlemesine yardımcı olur.

Teknisyen Bazında Raporlar

Örnek Senaryo: Klima Servis Akışı

Adım Adım Akış

1. Müşteri Arıza Bildirimi
   Müşteri Ahmet Bey, ofis klimasının çalışmadığını telefon ile bildirir. Müşteri hizmetleri personeli SODOO'da yeni iş emri oluşturur. Müşteri bilgileri ve adres otomatik gelir.
2. Teknisyen Atama
   Dispatcher, İstanbul Avrupa bölgesinde "HVAC" becerisine sahip müsait teknisyenler arasından Mehmet Ustayı seçer. Sistem Mehmet'in o gün için takviminin uygun olduğunu doğrular.
3. Müşteri Bildirimi
   Sistem otomatik olarak Ahmet Bey'e SMS ve e-posta gönderir: "Teknisyenimiz Mehmet öğleden sonra 14:00-16:00 saatleri arasında ziyaret edecektir."
4. Saha Ziyareti
   Mehmet Usta SODOO mobil uygulamasından iş emrini açar, "Yolda" durumuna geçirir. Müşteri portalında durum güncellenir. Mehmet lokasyona varır, klimayı inceler.
5. Tanı ve Onarım
   Mehmet, kompresörün arızalı olduğunu tespit eder. Araç envanterinde yedek kompresör olmadığını görür, depodan talep oluşturur. Geçici olarak gaz dolumu yaparak klimayı kısmi çalışır hale getirir.
6. Parça Talebi
   İkinci ziyaret için yeni iş emri oluşturulur, stok deposundan kompresör ayrılır ve ertesi gün için Mehmet'in takvime eklenir.
7. İkinci Ziyaret ve Tamamlama
   Kompresör değiştirilir. Mehmet sistem testi yapar. Ahmet Bey, Mehmet'in tabletinden dijital imza atar. İş emri "Tamamlandı" aşamasına geçirilir.
8. Otomatik Faturalama
   Sistem işçilik (2 ziyaret × 1.5 saat × 300₺/saat = 900₺) ve malzeme (kompresör 1.200₺) bedellerini hesaplar. Muhasebe 5 dakikada faturayı onaylar ve Ahmet Bey'e gönderir.
9. Müşteri Memnuniyet Anketi
   Fatura gönderildikten sonra Ahmet Bey'e 5 soruluk anket gönderilir. Ahmet Bey 5 üzerinden 5 puan verir. Bu puan Mehmet Usta'nın performans raporuna yansır.

Sık Sorulan Sorular

FSM modülü internet olmadan çalışır mı?

Temel iş emri görüntüleme ve durum güncelleme için Odoo mobil uygulaması bazı verileri önbelleğe alır. Ancak tam fonksiyon için internet bağlantısı gereklidir. Rota haritası ve stok sorgulaması çevrimiçi bağlantı gerektirir.

Kaç teknisyen sistemde tanımlanabilir?

Herhangi bir üst limit bulunmamaktadır. Sistem binlerce teknisyeni destekleyecek şekilde tasarlanmıştır. Performans sunucu kapasitesiyle ilgilidir.

Teknisyenler mobil cihazdan iş emirlerini görebilir mi?

Evet. Odoo'nun web arayüzü mobil tarayıcılarda tam çalışır. Ayrıca Odoo resmi mobil uygulaması iOS ve Android için mevcuttur. Özel FSM mobil uygulamaları için OCA topluluk projeleri de bulunmaktadır.

Müşterilere otomatik bildirim gönderilebilir mi?

Evet. E-posta bildirimleri iş emri oluşturma, atama, durum değişikliği ve tamamlama aşamalarında otomatik gönderilebilir. SMS bildirimi için üçüncü taraf SMS entegrasyonu gerekir.

Faturalanmadan önce müşteri onayı alınabilir mi?

Evet. Fatura taslağı müşteriye portal üzerinden gönderilebilir, müşteri inceleyip onayladıktan sonra kesin fatura oluşturulabilir. Bu akış özellikle kurumsal müşteriler için önerilir.

En İyi Uygulamalar

İş Emri Yönetimi

• Öncelik etiketlerini kullanın: Acil, Normal ve Planlı kategorileri dispatcherların kararlarını kolaylaştırır
• Şablonlar oluşturun: Tekrarlayan iş türleri için kontrol listesi şablonları iş kalitesini artırır
• Fotoğraf zorunlu kılın: Tamamlanan işler için önce-sonra fotoğrafı standart yapın
• İç notları kullanın: Müşteriye görünmez notlarla ekip içi bilgi paylaşımı yapın

Teknisyen Yönetimi

• Beceri matrisini güncel tutun: Teknisyenlerin aldığı yeni sertifikaları sisteme girin
• Bölgesel atama yapın: Teknisyenleri çalışma bölgesine göre gruplayın, seyahat süresini azaltın
• Kapasite planlaması yapın: Haftalık iş yükü dengesini düzenli kontrol edin

Faturalama

• Faturayı aynı gün gönderin: İş tamamlanınca fatura oluşturun, geciktirmeyin
• Sözleşme fiyatlarını güncel tutun: Yıllık enflasyon güncellemelerini sözleşmelere yansıtın
• Fatura şablonu hazırlayın: Şirket logonuzu ve ödeme koşullarını fatura şablonuna ekleyin

SODOO Saha Servisi (FSM) Dokümantasyonu  •  OCA fieldservice paketi  •  Odoo 19.0 Community  •