II · Günlük iş · Bölüm 7
Raporlar, panolar ve baskı
Ekrandan rapora giden yollar, canlı panolar, hesap tablosu ve baskıya çıkan belgelerin düzeni.
Rapor üretmenin sistemde üç seviyesi var ve çoğu soru en alt seviyede, kod yazmadan cevaplanır.
Seviye 1 — listenin kendisi
Bir liste ekranını filtreleyip gruplamak, çoğu zaman aradığınız raporun ta kendisidir. Üstelik canlıdır: veri değiştiğinde rapor da değişir.
Liste görünümlerinin yanında üç görünüm daha vardır ve aynı veriyi başka türlü gösterirler:
- Pivot — satır/sütun kırılımlı özet tablo; sürükleyerek boyut değiştirilir.
- Grafik — çubuk, çizgi, pasta.
- Kohort / takvim / kanban — modele göre değişir.
Seviye 2 — panolar
Panolar birden çok göstergeyi tek ekranda toplar. Sistemde muhasebe, CRM, stok ve genel amaçlı dinamik panolar bulunur.
Seviye 3 — hesap tablosu ve özel rapor
Daha karmaşık analizler için hesap tablosu kullanılabilir; sistemdeki veriye bağlı canlı hücreler kurulabilir. Bunun ötesindeki ihtiyaçlar (özel hesaplama, özel düzen) bir rapor geliştirmesi gerektirir; 34. bölüm bunun nasıl yapıldığını anlatıyor.
Cowork da bir rapor kaynağıdır: sistemden veri okuyup bir Word ya da sunum dosyasına dökebilir. 14. bölümde örnekleri var.
Baskıya çıkan belgeler
Teklif, sipariş onayı, fatura, irsaliye ve iş emri gibi belgeler PDF olarak üretilir. Bunların düzeni gelişigüzel değildir:
- Şirketin kendi başlık düzeni kullanılır: üç logo, şartlar tablosu ve şirkete özel sayfa biçimi.
- Aynı şablon birden fazla şirket kimliğine hizmet eder; hangi şirketten bastığınıza göre logolar, IBAN'lar ve şartlar değişir.
- Sayfa biçimi (kenar boşlukları, ölçek) düzenle birlikte gelir; ayrı ayrı ayarlanan bir sayfa biçimi, düzeni bozar.
Bir sayfa biçimi, ait olduğu düzenle birlikte gelmeli
- Belirti
- Belgeler doğru şablonla ama yanlış kenar boşluklarıyla basılıyordu.
- Kök neden
- Sayfa biçimi şirket ayarlarında ayrı bir alandı ve özel düzenin varsaydığı ölçüyle aynı olmak zorunda değildi. İki ayrı yerde tutulan tek bir gerçek, er geç ayrışır.
- Ders
- Özel düzen kendi sayfa biçimini taşır; düzeni seçmek biçimi de seçmiş olur.
Bir raporu paylaşmanın doğru yolu
Sıralama önem sırasına göre:
Kişiye sistemde erişim verin ve kaydedilmiş filtrenin bağlantısını gönderin. Rapor hep güncel kalır.
Erişim veremiyorsanız PDF basın. Belge, basıldığı andaki gerçeği taşır ve üzerinde şirket kimliği vardır.
Analiz gerekiyorsa Excel aktarın — ama bunun artık sistemin dışında, denetimsiz bir kopya olduğunu bilerek.