Finans II — Bütçe: plan, kontrol, sürücüler ve nakit

20. bölüm rakamın tek tanımını kurdu. Bu bölüm o tanımın geleceğe uzatılmasını anlatıyor: ne yapmayı kabul ettik, ne harcadık, ne kaldı ve haftaya bankada para olacak mı.

Bir bütçenin hayatı

Finans › Bütçeler. Bir bütçe dört şeyin birleşimidir: dönem + senaryo + sürüm + onay.

Taslak  →  Gönderildi  →  Onaylandı  →  Kapatıldı
              ↓ (geri gönder)
            Taslak

1. Finans › Bütçeler › Yeni: kod (örnek: BUDGET_2027), ad, başlangıç ve bitiş tarihi.

2. Senaryo seçin: Taban / İyimser / Kötümser.

3. Satırları ekleyin. Her satır bir ölçüt seçer (örnek: Pazarlama Giderleri) ve isteğe bağlı bir masraf merkezi (analitik hesap).

4. Aylık tutarları Bütçe Izgarası'nda girin.

5. Gönder → finans yöneticisi Onayla.

Öğrenilmesi gereken üç kural:

• Onaylı bütçe salt okunurdur. Değişiklik için Yeni revizyon açılır; eski sürüm kanıt olarak kalır (v1, v2…). Bütçe bir tahmin değil bir anlaşmadır ve anlaşmalar yerinde silinmez.
• Aynı şirket, dönem ve senaryoda tek bir onaylı bütçe olabilir.
• Satır hesap değil ölçüt hedefler. "Pazarlamaya X bütçeledik, Y harcadık" cümlesindeki Y, gelir tablosundaki Y ile aynı rakamdır.

Bütçe Izgarası — altı mod

Finans › Bütçe Izgarası, ya da bütçe formundaki Izgarayı aç. Aylar yatay, satırlar dikey. Üstteki mod düğmeleri ekranın ne anlattığını değiştirir:

Her mod düğmesi bir ikon taşır; durumlar da renk ve ikonla birlikte yazılır — renk körlüğünde ve siyah-beyaz çıktıda ekran aynı şeyi söyler.

Izgaranın diğer üç davranışı:

• Taahhüt sütunu onaylanmış ama henüz faturalanmamış satınalma siparişlerini gösterir. Harcama faturada değil siparişte başlar.
• Masraf merkezine daraltılmış bir satır varsa ızgara, yevmiye satırlarının yüzde kaçının masraf merkezi taşıdığını yazar ve Dağıtım kurallarını tanımla düğmesini verir. Kapsamı bilinmeyen bir rakam, kapsamını söyleyerek gösterilir.
• İki satır aynı hesapları eşit derecede talep ediyorsa belirsiz kapsama uyarısı çıkar — aynı harcamayı iki kez bütçelemiş olabilirsiniz.

Bütçe kontrolü — bütçe belgeyi durdurabilir

Bütçe yalnız bir tablo değil; belgeleri durdurabilir. Bütçe formundaki Kontrol Politikası bunu belirler:

Kontrol edilen üç an: satınalma siparişi onayı, tedarikçi faturası kaydı, gider onayı.

Vaka

Engelle politikası bir siparişi durdurur

Durum

Satınalmacı 1.000 TL'lik bir sipariş onaylamak istiyor. Bütçede Mart sonuna kadar 300 plan var, 0 harcanmış, 0 taahhüt. Politika Engelle.

Yapılan

Sipariş onaylanmadı; mesaj "300 kaldı, bu belge 1.000 istiyor — 700 fazla" dedi.

Sonuç

Politika Uyar olsaydı sipariş geçer ve aşım Bütçe Aşımları listesine düşerdi. Engellenen belgenin önündeki yol ise bir bütçe revizyonu açıp onaylatmaktır — kural değişmez, plan değişir.

Anlatılması gereken kurallar:

• Kümülatiftir. "Kalan", yılın başından o aya kadar hesaplanır. Mart'taki bir satınalma, Ocak'ın harcanmamış bütçesini kullanabilir. kalan = plan(dönem başı→ay) − gerçekleşen − taahhüt
• Yalnızca onaylı taban bütçe kontrol eder. İyimser senaryo kimseyi durdurmaz.
• Bütçelenmemiş ya da belirsiz bir hesap asla engellemez. Belirsiz bir plan yüzünden işi durdurmak yanlış kişiyi cezalandırır.
• Politikayı yalnızca finans yöneticisi değiştirir ve değişiklik izlenir.
• Finans › Bütçe Aşımları her aşımı, o anki politikasıyla birlikte saklar — engellenmiş olanlar dahil. Politikayı sonradan gevşetmek geçmişi değiştirmez.

Bütçe Sürücüleri — "yüzde yirmi az satarsak?"

Finans › Bütçe Sürücüleri ve ızgaranın Varsayımlar modu.

Bir sürücü (driver) ay ay girilen bir varsayımdır: UNITS (adet), PRICE (birim fiyat), HEADS (kişi), RATE (kişi başı maliyet). Bütçe satırına formül yazılır — UNITS * PRICE — ve Varsayımları uygula planı hesaplar.

Bunun kazandırdığı şey bir rakam değil, bir soru sorabilme yeteneğidir: adet %20 düşerse plan ne olur? Sürücüsüz bir bütçede bu soru elle yeniden hesaplanır; sürücülü bütçede bir hücre değişir.

1. Bütçede Sürücüler sayfasını, ya da ızgarada Varsayımlar modunu açın.

2. Sürücü ekleyin: kod UNITS, birim etiketi "Adet".

3. Kaynak Satış miktarından seçilip ürün belirtilirse Geçmişten doldur geçen yılın aynı aylarını getirir. Gelen rakamlar sonradan serbestçe düzenlenir.

4. PRICE sürücüsünü elle girin.

5. İlgili bütçe satırına formülü yazın: UNITS * PRICE.

6. Varsayımları uygula → neyi yazdığını ve neyi neden atladığını söyler.

Kuralları:

• Varsayımı olmayan ay sıfırlanmaz, olduğu gibi bırakılır. "Karar verilmedi" ile "hiç satmayacağız" aynı şey değildir; ızgarada tire görünür.
• Sıfıra bölme atlanır.
• Uygulama otomatik değildir. Elle düzeltilmiş bir rakamı haber vermeden silmemek için, düğmeye basılması gerekir.

Satış sürücüsü neyi izler

Satış miktarı ya da satış geliri kaynaklı bir sürücünün İzlediği alanı, geçmişin ve gerçekleşenin hangi onaylı satış satırlarından okunacağını seçer:

Bir fiyat sürücüsünde Birim Fiyatı alanı, fiyatladığı satış miktarı sürücüsünü gösterir (örnek: MOTOR_PRICE → MOTOR_UNITS). Bu eşleşme aşağıdaki Hacim ve fiyat modunu besler. Sistem bir sürücünün kendisini fiyatlamasını, satış miktarı olmayan bir sürücünün fiyatlanmasını ve başka bütçedeki bir sürücüyle eşleşmeyi reddeder.

Senaryolar — "hangi planı yaşıyoruz?"

Her senaryo ayrı bir bütçedir: ayrı savunulur, sürümlenir ve onaylanır. Ama kimse üç sekmede üç bütçe açarak karar vermez. Izgaranın Senaryolar modu aynı şirket ve dönemin üç planını tek tabloda gösterir:

• Satırlar senaryolar arasında ne bütçelediklerine (ölçüt + masraf merkezi) göre eşleşir.
• Bir senaryonun birden çok sürümü varsa onaylı olan konuşur, yoksa en yeni sürüm. Açtığınız bütçe her zaman kendi senaryosunu temsil eder.
• Şimdiye kadar gerçekleşen diğer tüm rakamlarla aynı ölçütten okunur.
• En yakın izlediği sütunu, gerçekleşenin yılın geçen kısmıyla orantılanmış planlardan hangisine en yakın olduğunu adlandırır.
• Henüz bütçesi olmayan senaryo adıyla yazılır; boş sütun uydurulmaz.

Hacim ve fiyat — gelir sapmasının içi

"Planın 16 üstündeyiz" cümlesi iki farklı hikâyeyi saklayabilir: daha çok sattık, ya da aynı adedi daha pahalıya sattık. Birim fiyatı bir satış miktarıyla eşleştirilmiş her akış için Hacim ve fiyat modu sapmayı ayırır:

hacim etkisi = (gerçek adet − plan adet) × plan fiyat
fiyat etkisi = gerçek gelir − gerçek adet × plan fiyat
sapma        = hacim etkisi + fiyat etkisi

Her eşleşme bir karttır: planlanan ve gerçekleşen gelir, hacim etkisi, fiyat etkisi ve sapma kutucukları, altında ay ay tablo. Bu modda pozitif rakam plandan fazla gelir demektir. Planı kararlaştırılmamış ay plan kararlaştırılmadı, gelecekteki ay henüz gerçekleşmedi yazar ve ikisi de toplama girmez.

Vaka

İki etkinin toplamı her zaman sapmadır

Durum

Plan 10 adet × 5 = 50. Gerçekleşen 12 adet, gelir 66 (ortalama fiyat 5,5). (Rakamlar örnektir.)

Yapılan

Hacim etkisi (12 − 10) × 5 = +10. Fiyat etkisi 66 − 12 × 5 = +6.

Sonuç

Sapmanın 10'u daha çok satmaktan, 6'sı daha iyi fiyattan geldi. İkisinin toplamı 16'dır ve her zaman sapmanın tamamına eşittir — açıklanmamış bir artık kalmaz.

Nakit Projeksiyonu ve Nakit Paneli — 13 hafta

Kârlı bir yılda şirketi bitiren soru şudur: 7. haftada bankada para olacak mı? Kâr bir görüştür, nakit bir olgudur.

Finans › Nakit Projeksiyonu ve Nakit Paneli:

• Açılış bakiyesi ölçüt kayıt defterinden gelir (Hazır Değerler) — yani bilançodaki rakamla aynıdır.
• Girişler: açık müşteri faturaları (vadesine göre) ve açık satış siparişleri.
• Çıkışlar: açık tedarikçi faturaları ve satınalma siparişleri.
• Elle girilen satırlar: vergi, bordro, kredi taksiti gibi sistemde belgesi olmayan büyük çıkışlar.

Panel, projeksiyonun neyden kurulduğunu tablonun üstünde yazar. Bir tahminin girdilerini gizlemek, onu olduğundan güvenilir gösterir.

Bugünkü durum — dürüstçe

Ekranlar, yetkiler ve Türkçe hazır. Veriler ise insan kararı bekliyor: bütçe taslak hâlinde, analitik dağıtım kuralı tanımlanmamış, sürücü girilmemiş ve göstergelerin çoğunda hedef yok. Bu yüzden ekranların bir kısmı bugün boş okur — ve Hazırlık ekranı (20. bölüm) tam olarak hangilerinin neden boş olduğunu satır satır söyler.

Bu bölümün özeti

• Bütçe = dönem + senaryo + sürüm + onay; onaylı bütçe revizyonla değişir.
• Izgaranın altı modu aynı satırları altı farklı soru için gösterir.
• Senaryolar ayrı bütçelerdir ama tek tabloda, gerçekleşenle yan yana okunur.
• Gelir sapması hacim ve fiyat etkisine ayrılır; ikisinin toplamı sapmanın kendisidir.
• Pozitif sapma her zaman plandan kötüdür.
• Kontrol politikası belgeyi durdurabilir; kalan kümülatiftir; belirsiz plan engellemez.
• Sürücüler bütçeyi "ya şöyle olursa" sorusuna cevap verebilir hâle getirir.
• Nakit projeksiyonu, çıkışlar girilmemişse bir üst sınırdır ve bunu söyler.

Sıradaki bölüm bu rakamların hedefe bağlanması: OKR.